Werkwijze
De audit betreft een administratieve controle waarbij de werkwijze voor beheer, organisatie en administratie wordt getoetst. Bij een audit wordt beoordeeld of de werkwijze zoals omschreven in het kwaliteitshandboek ook daadwerkelijk door de beheerder wordt nageleefd en of aan de eisen van het Programma van Eisen wordt voldaan.  De Stichting Certificering SNL voert tijdens de audit geen veldcontrole uit. Voor borging van de natuurkwaliteit in het veld zijn de monitoring en het voortgangsgesprek tussen de provincie en de beheerder de instrumenten binnen het SNL.

De audit wordt uitgevoerd door 1 of 2 onafhankelijke auditoren van Stichting Certificering SNL. De auditoren toetsen aan de hand van eisen uit het door provincies opgestelde Programma van Eisen. De auditoren brengen hun advies uit aan het bestuur van de Stichting Certificering SNL en het bestuur besluit vervolgens over behoud of intrekking van het certificaat. Bij een positief oordeel van het bestuur van de Stichting Certificering SNL behoudt de gecertificeerde beheerder het certificaat.

Audits zijn niet uitsluitend een controle, maar bevestigen ook datgene wat de gecertificeerde organisatie of beheerder al goed doet. Daarnaast is de audit ook een belangrijk leermoment en biedt input voor het verbeteren van de organisatie en/of de processen.

Frequentie
De Stichting Certificering SNL hanteert een auditfrequentie van tenminste eens per 3 jaar. Bij particuliere natuurbeheerders met minder dan 200 ha die gebruik maken van de diensten van Part-Ner wordt een jaarlijkse steekproef van 50 stuks gehouden. Voordat een audit plaatsvindt, informeert de Stichting Certificering SNL de gecertificeerde over de voorbereiding en de procedure.

Tekortkomingen
Als bij een audit blijkt dat het kwaliteitssysteem niet voldoet aan het Programma van Eisen, wordt een tekortkoming toegekend. Om het certificaat te kunnen behouden dient de tekortkoming te worden opgelost. De Stichting Certificering SNL maakt onderscheid tussen major- en minor tekortkomingen.

Er wordt een major tekortkoming toegekend wanneer de bedrijfsvoering van de beheerder naar het oordeel van de auditoren op een wezenlijk onderdeel met betrekking tot de kwaliteitscyclus niet voldoet aan het Programma van Eisen. De beheerder dient een major tekortkoming op korte termijn op te lossen om het certificaat te kunnen behouden. In het algemeen geldt hiervoor een hersteltermijn van 6 weken, tenzij sprake is van specifieke omstandigheden. De Stichting Certificering SNL kan op verzoek van de beheerder een ruimere hersteltermijn bepalen. Na de geboden hersteltermijn vindt opnieuw een beoordeling plaats en wordt besloten of het certificaat behouden kan blijven.
Er vinden maximaal 2 herbeoordelingen plaats.

Een minor tekortkoming wordt toegekend wanneer de bedrijfsvoering van de beheerder naar het oordeel van de auditoren op een onderdeel nog niet geheel voldoet aan het Programma van Eisen, maar de kwaliteitscyclus vooralsnog niet ernstig in het geding is. De beheerder dient het herstel van een minor tekortkoming zo snel mogelijk op te pakken, zodat zijn kwaliteitsborging weer op orde is. Bij een volgende audit door de stichting wordt getoetst of de minor tekortkoming is opgelost.

Stroomschema van het auditproces:

Bekijk voor meer informatie het stappenplan voor audits en onderstaande stroomschema voor het auditproces.